Việc làm hành chính văn phòng là một ngành dễ tìm, chỉ cần bạn thông minh, linh hoạt và có EQ cao, giao tiếp tốt là bạn hoàn toàn có thể nhanh chóng tìm được việc làm này thành công.   Hiện nay, nhiều công ty và doanh nghiệp cũng mở rộng việc tuyển dụng nhân viên hành chính cho nhiều đối tượng lao động khác nhau.   Tuy nhiên, để nhanh chóng  tìm được việc làm hành chính văn phòng, bạn cần nắm bắt những điều cơ bản nhất để biết về loại công việc này. Sau đây chính là một vài thông tin chính mà bạn cần phải biết.

Việc làm hành chính văn phòng là gì?

việc làm hành chính văn phòng là gì

Đề cập đến côngviệc  hành chính, mọi người thường nhớ và liên tưởng tới những công việc văn phòng và tham gia quản lý việc tiếp nhận, đưa đón, lễ tân và tiếp khách  của công ty.   Sắp xếp lịch họp, đảm bảo đầy đủ các  cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị cho nhân viên, công nhân cũng như xử lý mua sắm thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty. Ngoài ra, nhân viên hành chính cũng đảm nhận một phần công việc bên ngoài cho công ty, doanh nghiệp dưới sự hướng dẫn và chỉ đạo của lãnh đạo cấp cao nhất.

Yêu cầu cơ bản đối với việc làm hành chính văn phòng

Khi bạn chọn một công việc hành chính, hãy chắc chắn rằng bạn là một người nhiệt tình, chăm chỉ và đặc biệt nhanh nhẹn, linh hoạt trong mọi công việc.   Kỹ năng giao tiếp tốt, xử lý thông minh và tham gia thường xuyên trong các hoạt động xã hội sẽ là điểm cộng cho bạn khi tìm việc làm trong lĩnh vực này.

Để có thể làm tốt công việc như một viên hành chính, bạn phải có nhiều kỹ năng ở nhiều vị trí khác nhau, chẳng hạn như thư ký, quan hệ đối ngoại, nguồn nhân lực hoặc kế toán, kỹ năng quản lýkinh doanh, quảng cáo, tiếp thị, ...

Ngoài ra, với việc hội nhập quốc tế, bạn cần phải thông thạo ngoại ngữ, chủ yếu bằng tiếng Anh và thành thạo về tin học văn phòng.   Chỉ như vậy bạn mới có thể thu hút các nhà tuyển dụng nhân sự hiệu quả nhất.   Nhiều nhà tuyển dụng không yêu cầu bạn có nhiều kinh nghiệm, họ sẵn sàng đào tạo bạn để thực hiện công việc của một nhân viên hành chính miễn là bạn thực hiện tốt công việc.   Tuy nhiên, có vẻ như đó là một cách để đánh lừa các ứng cử viên để các nhà quản lý tuyển dụng có thể tìm ra những gì bạn có thể làm.  Hãy thông minh khi trình bày những kỹ năng và kinh nghiệm của bạn về việc làm hành chính văn phòng  để có thể mau chóng chọn được một vị trí có mức lương cao nhất.  Đa tác vụ trong mọi lĩnh vực sẽ giúp bạn trong việc tìm kiếm một vị trí phù hợp.

Công việc chính của nhân viên hành chính văn phòng hiện nay

Một số người nói rằng công việc của nhân viên hành chính đơn giản là ngồi ở bàn làm việc với các hồ sơ, sắp xếp và ghi lại.   Trong tiềm thức của nhiều người, đây có lẽ là một công việc vô cùng nhàn rỗi với các hoạt động đơn giản.   Thực tế, ngày nay, công việc của nhân viên văn phòng không đơn giản như chúng ta nghĩ.   Có một số yêu cầu công việc cần được đáp ứng  bạn có thể tham khảo thêm những nội dung dưới đây.

công việc của việc làm hành chính văn phỏng

1. Thực hiện công tác quản lý  hồ sơ &  giấy tờ

  • Tiếp nhận thư chính thức, tài liệu và giấy tờ được chuyển giao và được phép xử lý nhanh chóng trong thẩm quyền của mình.   Dữ liệu phải được lưu trữ, ghi chép bởi công ty.
  • Nhận và xử lý các trường hợp báo cáo về tình trạng của nhân viên: bệnh tật, thai sản, mang thai ...
  • Theo dõi các quy tắc, văn hóa doanh nghiệp
  • Thiết lập và giám sát các chính sách đãi ngộ để đảm bảo quyền lợi của nhân viên
  • In các tài liệu cần thiết và theo yêu cầu của các phòng ban

2. Xây dựng bảng lương và thưởng từng tháng

  • Thực hiện công tác chấm công hàng tháng
  • Tính tiền lương hàng tháng và tiền thưởng và trình quản lý phê duyệt
  • Trả lương cho người lao động trong cùng bộ phận kế toán

3. Lễ tân

  • Lắng nghe điện, giao dịch với khách hàng;   chào mừng các vị khách trước khi bắt đầu làm việc với ban lãnh đạo
  • Hỗ trợ tài liệu, nước, thiết bị ... cần thiết cho các cuộc họp của công ty
  • Tổ chức các sự kiện vui chơi, hội thảo, hội họp ... của công ty với khách hàng hoặc nội bộ.

4. Quản lý tài sản và thiết bị

  • Theo dõi thiết bị, tài sản của công ty, có kế hoạch bảo trì với máy cố định theo quý, có kế hoạch mua thêm thiết bị để đảm bảo yêu cầu công việc tốt nhất cho người lao động.
  • Liệt kê các vật tư văn phòng cần thiết cho công ty hàng tháng và có kế hoạch mua

5. Việc làm hành chính - Quản lý hồ sơ nhân sự

  • Có kế hoạch tuyển dụng và tổ chức tuyển dụng, phân phối nhân sự cho các phòng ban, theo dõi cán bộ kiểm tra và tổ chức ký kết hợp đồng lao động.
  • Theo dõi và báo cáo thường xuyên cho ban lãnh đạo về tình hình nhân sự hàng tháng
  • Cập nhật và đảm bảo đầy đủ hồ sơ nhân viên theo quy định của pháp luật.

Phẩm chất và khả năng cần có khi làm việc làm hành chính văn phòng

• Luôn cẩn thận, trật tự, tỉ mỉ, chăm chỉ

• Luôn đúng giờ, đáng tin cậy, luôn tuân thủ các quy định, thủ tục

• Đánh giá cao truyền thống công ty

• Yêu thích và đam mê với công việc quản lý công việc hồ sơ, giấy tờ, sổ sách kế toán và các công việc hành chính và văn phòng khác

• Làm công việc thủ công

• Sống đơn giản, thiết thực, định hướng đến sự ổn định, thoải mái

việc làm hành chính

Những ngành nghề chính đào tạo việc làm hành chính hiện nay

• Quản trị văn phòng: quản trị văn phòng, nhân viên văn phòng, = quản lý hồ sơ, đánh máy, biên dịch tài liệu, nhân viên lễ tân,

• Thư viện, thông tin: Thống kê, lưu trữ, thư viện, hệ thống thông tin

• Nghề nghiệp liên quan: Dịch thuật, phiên dịch, bán lẻ, kinh doanh nhỏ, nghệ thuật và một số vị trí công trức trong các cơ quan nhà nước.

Thư ký văn phòng

Đào tạo sinh viên trở thành nhân viên văn phòng chuyên nghiệp có kiến ​​thức, kỹ năng xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình làm việc của mình một cách hiệu quả.   Quản lý và cung cấp thông tin cho các cơ quan, lãnh đạo các cơ quan, tổ chức hội nghị;   tổ chức đón tiếp đoàn;  tổ chức đoàn;.  Thành thạo trong bối cảnh giao tiếp, góp phần khẳng định vị trí của cơ quan đối với các đối tượng truyền thông khác nhau;   thành thạo thiết bị văn phòng;   thành thạo các hoạt động chuyên môn.

Sau khi tốt nghiệp, họ có thể làm thư ký hoặc trợ lý cho lãnh đạo tại các cơ quan, đơn vị và doanh nghiệp;   Giữ các chức danh khác (Trưởng, Trưởng phòng hành chính) hoặc làm các công việc liên quan đến lưu trữ trong tổ chức, doanh nghiệp.

Thống kê, lưu trữ:

Đào tạo cho sinh viên kiến ​​thức và kỹ năng tổ chức quản lý và thực hiện các hoạt động lưu trữ chuyên nghiệp như phân loại tài liệu;  quản lý tài liệu;  xác định giá trị tài liệu và thu thêm tài liệu lưu trữ;  thống kê và các công cụ tìm kiếm tài liệu;   Bảo quản tài liệu;   tổ chức khai thác, sử dụng kho lưu trữ;   Lưu trữ tài liệu trong các tổ chức quần chúng;  xuất bản tài liệu;  ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc lưu trữ.

Sinh viên tốt nghiệp của ngành này có thể làm việc làm hành chính văn phòng tại Kho lưu trức Quốc gia;  Lưu trữ tỉnh;  văn phòng lưu trữ huyện hoặc cơ quan quản lý lưu trữ tại cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

Thư viện và hệ thống thông tin:

Đào tạo sinh viên có trình độ chuyên môn cao về khoa học thông tin và thư viện, có khả năng ứng dụng công nghệ thông tin và kỹ thuật tự động hóa trong công tác thông tin và thư viện: thu thập, xử lý và phân phối. Để đảm bảo cung cấp các loại thông tin khác nhau cho các quá trình nghiên cứu, hỗ trợ quá trình ra quyết định và lập kế hoạch  mức độ cao;  có khả năng tạo, khai thác, tổ chức và quản lý tài nguyên thông tin dưới dạng cơ sở dữ liệu tích hợp và chuyên ngành;   Nó có khả năng tổ chức, vận hành và quản lý các cơ quan thư viện thông tin.

Sau khi tốt nghiệp có thể học tập, giảng dạy tại các trường đại học, cao đẳng;  trung tâm thông tin;  công việc chuyên môn trong các tổ chức tích hợp thông tin và thư viện, thư viện truyền thống, thư viện hiện đại (thư viện điện tử), trung tâm học tập, trung tâm thông tin các Bộ, ngành, viện nghiên cứu, trường đại học.

Cơ hội việc làm hành chính hiện nay như thế nào?

Không quá nhiều việc làm, không đủ để "nóng" để thu hút tuyển dụng nguồn nhân lực như các ngành công nghiệp khác, nhưng công việc hành chính là đủ "cho bạn" thể hiện và phát triển mình.   Bạn vẫn có cơ hội thăng tiến lên vị trí cấp cao, ngay cả khi là một nhà lãnh đạo từ một nhân viên hành chính.   Một cuộc sống thoải mái và không có nhiều thay đổi, môi trường làm việc ít áp lực chính là đặc thù của công việc này.

Theo xu hướng hiện tại, công việc hành chính thường thu hút nhiều phụ nữ hơn.   Đàn ông làm việc trong ngành này thường không có nhiều sự lựa chọn, cũng không phải là tham vọng lớn lao.   Họ có thể đạt được tham vọng đó nhờ tài năng thực sự của họ.  Một số cán bộ lãnh đạo thường không chỉ là nhân viên của thủ tục.  Họ đang nhắm vào một vị trí có ảnh hưởng chính trị. Và trên thực tế, những trường hợp như vậy đã được chứng minh.  Do đó, đừng cho rằng việc làm hành chính là một ngành khô và nhàm chán, bạn cần nhìn kỹ vào những yếu tố ở sâu trong nó.

việc làm hành chính

Tìm việc làm hành chính ở đâu?

Hiện tại, bất kỳ công ty, doanh nghiệp, tổ chức hay tập đoàn nào đều có nhu cầu tuyển dụng nhân viên hành chính.   Các đơn vị hành chính là một phần gần như hiển nhiên của bất kỳ tổ chức hoặc doanh nghiệp nào.   Vì vậy, cơ hội việc làm hành chính cho bạn rất nhiều.   Bạn có thể được tuyển dụng để làm các vị trí hành chính trong bộ phận hành chính, cũng có thể làm công việc giảng dạy tại các trường đại học, cao đẳng chuyên ngành hành chính.

Trên đây là một vài thông tin có liên quan tới vị trí việc làm hành chính văn phòng hy vọng bạn có thể nhận được thật nhiều những thông tin hữu ích nhất từ bài viết này.

 Chúc bạn thành công trong con đường sự nghiệp của mình!!!!